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Receta · Finanzas

De facturas en PDF a una tabla de Excel

Extraer proveedor, fecha, número, base, IVA y total de un lote de facturas, comprobar los cálculos y pegarlo en Excel.

NivelMedio
Tiempo20 minutos
NecesitasUn asistente que lea PDF (Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot) y Excel
Lo que obtendrásUna tabla de facturas con una columna de alertas para revisar las dudosas.
  1. Sube las facturas

    Entre 5 y 20 facturas por conversación. Si son escaneos, comprueba que el texto se lee bien.

  2. Pide la extracción con reglas de validación

    Prompt
    Extrae de cada factura adjunta estos campos:
    archivo | proveedor | NIF proveedor | número de factura | fecha (dd/mm/aaaa) | base imponible | tipo de IVA | cuota de IVA | total
    
    Reglas:
    - Copia los importes tal como aparecen; no los redondees.
    - Comprueba con código que base + cuota de IVA = total. Si no cuadra, escribe "DESCUADRE" en una columna "alerta".
    - Si un campo no aparece, escribe "no consta". Nunca lo deduzcas.
    - Si una factura tiene varios tipos de IVA, una fila por tipo.
    
    Entrega el resultado como tabla separada por tabuladores para pegar en Excel, con la fila de encabezados.
  3. Pega en Excel

    Copia la tabla y pégala en la celda A1 de una hoja nueva. Excel la repartirá en columnas.

  4. Revisa solo las alertas

    Filtra la columna "alerta" y los "no consta". Comprueba esas facturas a mano. Del resto, revisa una de cada diez al azar.

  5. Conviértelo en rutina

    Si lo haces cada mes, crea un proyecto "Facturas" con estas instrucciones y una lista de tus proveedores habituales con su NIF para detectar errores de lectura.

Errores que conviene evitar
  • Para cientos de facturas al mes, esto debería ser un flujo automático con validación contra el ERP, no un chat.
  • No pegues facturas con datos personales de particulares en herramientas no aprobadas.
@esclusa.ia