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Lección 1 de 8 · 15 min

Qué automatizar primero (y qué no)

Antes de conectar nada: encontrar las tareas que te roban más tiempo, decidir cuáles merece la pena automatizar y comprobar que puedes hacerlo con los datos de tu trabajo.

Generado con IA15 min
Uso

Automatizar no es lo que te han contado

La mayoría de cursos de automatización empiezan por la herramienta. Este empieza por tu semana. Una automatización que te ahorra dos minutos al mes no compensa el rato de montarla; una que te ahorra veinte minutos cada mañana te cambia el trabajo.

Al acabar el curso tendrás cinco automatizaciones funcionando. Las elegimos porque casi todo el que trabaja con un ordenador las necesita:

AutomatizaciónQué haceAhorro típico
El resumen de la mañanaCorreo importante, reuniones y pendientes en un solo mensaje10-15 min al día
Del correo a la tareaLo que te piden por correo acaba en tu lista con fechaMenos olvidos
Respuestas de siempreBorradores con tu estilo para las preguntas repetidas5-20 min al día
El informe del viernesLee tu hoja de cálculo y redacta el resumen semanal30-60 min a la semana
El archivo ordenadoFacturas y documentos guardados solos y con nombre claroHoras al trimestre

Los ahorros son orientativos: dependen de tu trabajo. Al final del curso medirás los tuyos.

Los tres niveles de automatización

  1. Reglas sin IA: filtros de correo, plantillas, reglas de carpetas. Son gratis, fiables y llevan años funcionando. Siempre que algo se pueda resolver con una regla, usa una regla.
  2. IA bajo demanda: le pides a Claude que lea tu correo o tu calendario y haga algo. Tú lanzas la petición y revisas el resultado.
  3. IA programada: la misma petición, pero se repite sola con un horario. Es lo más cómodo y lo que más cuidado exige.

Las cinco automatizaciones del curso combinan los tres niveles. Ese es el secreto de que no se rompan.

Cómo elegir qué automatizar

Apunta durante un día todo lo que repites. Después puntúa cada tarea:

La fórmulaVeces por semana × minutos cada vez = minutos a la semana. Si pasa de 30 y el error no es grave, es candidata. Si un error puede costar dinero, dañar a un cliente o exponer datos, la IA prepara y tú decides.
Prompt para ordenar tu listaTe paso una lista de tareas repetitivas de mi trabajo, con cuántas veces las hago a la semana y cuánto tardo. Ordénalas por minutos ahorrados a la semana y, para cada una, dime: 1. Si se resuelve con una regla sin IA (filtro, plantilla, regla de carpeta). 2. Si necesita IA y por qué. 3. El riesgo si sale mal: bajo, medio o alto. No me propongas automatizar nada que envíe mensajes o mueva dinero sin mi aprobación. <tareas> [tu lista] </tareas>

Antes de nada: ¿puedes hacerlo con datos de tu trabajo?

Conectar una IA a tu correo del trabajo es meter en ella datos de clientes, compañeros y de la empresa. Antes de empezar, comprueba tres cosas:

  • La política de tu empresa: muchas empresas permiten solo ciertas herramientas de IA o solo la versión corporativa. Si hay una, úsala.
  • Qué tipo de cuenta usas: en los planes de empresa, los datos no se usan para entrenar modelos y el administrador controla los permisos. En una cuenta personal, revisa la configuración de privacidad.
  • Qué datos pasan: evita conectar buzones con datos especialmente protegidos (salud, nóminas, expedientes) si no está autorizado.

Si trabajas por tu cuenta, la decisión es tuya, pero el criterio es el mismo: pasa a la IA solo lo que necesita para la tarea.

Practica · unos 9 min

Ahora tú

Hazlo sobre tu propia web y marca cada paso. Se guarda solo.

0 de 5 tareas hechas

Texto generado con inteligencia artificial (Claude, de Anthropic) a partir de la experiencia de Esclusa en proyectos. Comprueba la información antes de tomar decisiones. Cómo usamos la IA

@esclusa.ia