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Lección 4 de 8 · 15 min

Automatización 2: del correo a la tarea

Lo que te piden por correo acaba en tu lista de tareas con fecha. Una regla sin IA para lo fácil y un barrido diario con IA para lo que se escapa.

Generado con IA15 min
Uso

El problema de verdad

Los correos no se olvidan por desorden: se olvidan porque el compromiso queda enterrado en el tercer párrafo («¿me lo puedes mandar el jueves?»). La automatización tiene dos partes: una regla rápida para lo que ves tú, y un barrido con IA para lo que se te escapa.

Parte 1: el atajo sin IA

  • En Gmail, abre un correo y pulsa el icono de Añadir a Tareas. Se crea una tarea en Google Tasks enlazada al correo, con fecha si se la pones.
  • Crea un filtro para que lo de tus personas prioritarias se marque como importante y no se pierda entre lo demás.
  • En Outlook, marca el correo con la bandera de seguimiento. Los correos marcados aparecen solos en Microsoft To Do, en la lista «Correo electrónico marcado».
  • Crea una regla para que los correos de tus personas prioritarias vayan a una carpeta o tengan una categoría de color.

Parte 2: el barrido de compromisos

Barrido de compromisosRevisa los correos que he recibido y enviado en las últimas 24 horas y saca todos los compromisos: - Cosas que me piden a mí (quién, qué, para cuándo). - Cosas que yo he prometido hacer («te lo mando mañana», «lo reviso»). - Cosas que espero de otros y debería perseguir. Devuélvelo como tabla: tarea · quién · fecha límite (si no la hay, pon «sin fecha») · enlace al correo. No incluyas nada que no esté escrito en los correos. Si un compromiso es ambiguo, márcalo con (?).

Prográmalo cada día a última hora. Al principio revisa la tabla con calma: los primeros días habrá falsos positivos. Cuando te fíes, pídele que añada las tareas a tu lista (Google Tasks o Microsoft To Do) si tu conector lo permite, o cópialas tú en un minuto.

Lo que no debe hacer

  • Contestar «recibido, lo hago» en tu nombre.
  • Marcar correos como leídos o archivarlos: perderías la pista.
  • Inventar fechas que nadie ha puesto. Por eso el prompt dice «sin fecha».
Practica · unos 9 min

Ahora tú

Hazlo sobre tu propia web y marca cada paso. Se guarda solo.

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Texto generado con inteligencia artificial (Claude, de Anthropic) a partir de la experiencia de Esclusa en proyectos. Comprueba la información antes de tomar decisiones. Cómo usamos la IA

@esclusa.ia