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Lección 7 de 8 · 15 min

Automatización 5: el archivo ordenado

Facturas, justificantes y documentos que llegan por correo, guardados solos en su carpeta con un nombre que se entiende. Sin IA, con una regla y un pequeño script que te damos hecho.

Generado con IA15 min
Uso

Por qué aquí no hace falta IA

Guardar adjuntos es una tarea mecánica: siempre igual, sin interpretación. Para eso las herramientas de siempre son más fiables y gratuitas. La IA entra después, para entender lo archivado.

Con Google: Gmail y Drive

  1. En Gmail, crea un filtro para los correos con facturas (por remitente o por la palabra «factura» en el asunto) que les ponga la etiqueta facturas.
  2. En Drive, crea la carpeta de destino y copia su identificador: es la parte final de la dirección cuando la abres, después de folders/.
  3. Entra en script.google.com, crea un proyecto nuevo y pega este código cambiando el identificador:
guardar-adjuntos.gs
function guardarAdjuntos() {
  const carpeta = DriveApp.getFolderById('PEGA_AQUI_EL_ID_DE_LA_CARPETA');
  const hecho = GmailApp.getUserLabelByName('guardado') || GmailApp.createLabel('guardado');
  const hilos = GmailApp.search('label:facturas has:attachment -label:guardado', 0, 20);
  hilos.forEach(function (hilo) {
    hilo.getMessages().forEach(function (mensaje) {
      const fecha = Utilities.formatDate(mensaje.getDate(), 'Europe/Madrid', 'yyyy-MM-dd');
      mensaje.getAttachments().forEach(function (adjunto) {
        carpeta.createFile(adjunto.copyBlob()).setName(fecha + ' - ' + adjunto.getName());
      });
    });
    hilo.addLabel(hecho);
  });
}
  1. Pulsa Ejecutar una vez y acepta los permisos (te avisará de que la aplicación no está verificada: es tu propio script).
  2. En el menú de la izquierda, Activadores → Añadir activador → función guardarAdjuntos, basado en tiempo, cada hora.

El script guarda cada adjunto con la fecha delante y marca el correo con la etiqueta guardado para no duplicarlo.

Con Microsoft: Outlook y OneDrive

  1. En Outlook, crea una regla que mueva los correos con facturas (por remitente o por «factura» en el asunto) a una carpeta llamada Facturas.
  2. Entra en Power Automate (make.powerautomate.com) con tu cuenta de Microsoft 365.
  3. Busca en las plantillas «Guardar los datos adjuntos de correo electrónico de Office 365 en OneDrive para la Empresa» (el nombre exacto puede variar ligeramente) y créala.
  4. Edita el disparador para que solo se active con correos de la carpeta Facturas que tengan adjuntos, y elige tu carpeta de OneDrive como destino.
  5. Guarda y envíate un correo de prueba con un PDF adjunto.

Si tu empresa no permite Power Automate, la regla de Outlook ya te deja todo en una carpeta: guardar los adjuntos es seleccionar todos y arrastrar, una vez al mes.

Y ahora sí, la IA: el resumen del mes

Resumen del archivoRevisa los documentos de la carpeta [nombre] de este mes. Haz una tabla con: fecha, emisor, concepto, importe con IVA y si falta algún dato. Señala duplicados y facturas que parezcan de un proveedor nuevo. Si un importe no se lee bien, márcalo en lugar de suponerlo.
Practica · unos 9 min

Ahora tú

Hazlo sobre tu propia web y marca cada paso. Se guarda solo.

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Texto generado con inteligencia artificial (Claude, de Anthropic) a partir de la experiencia de Esclusa en proyectos. Comprueba la información antes de tomar decisiones. Cómo usamos la IA

@esclusa.ia